Produktivität steigern durch Planen, Deadlines und Fokus II

Produktivität steigern

Auch im zweiten Teil geht um die Steigerung der Produktivität, diesmal durch Planen, Deadlines und den richtigen Fokus. Das hilft dir in verschiedenen Bereichen gleichzeitig vorwärts zu kommen und arbeitet gegen das „sich Verzetteln“.

Im ersten Teil haben wir uns mit der Technik des Notierens beschäftigt, einer der besten Techniken gegen das Vergessen. Es gab einige Tipps zum Thema Zeitmanagement, der Entscheidende war:

„Mach die wichtigste Sache jeden Morgen zuerst.“

Fokus

Fokus bedeutet zunächst einmal Ablenkungen zu vermeiden. Ablenkungen in Form von Emails, Telefon etc. zu vermeiden sei hier nur der Vollständigkeit halber erwähnt. Multitasking ist leider auch out. Funktioniert nämlich nicht.

Vorsicht bei der Internetrecherche, zu schnell findet man sich beim Lesen in irgendwelchen Foren oder beim Schauen von YouTube Videos, die nichts mehr mit der Sache zu tun haben. In kleinen Pausen mal schnell WhatsApp oder Facebook checken gilt es ebenfalls zu vermeiden, wenn man konzentriert an etwas arbeiten will.

In Minipausen zwischendrin kann man andere Dinge tun. Wie wäre es zum Beispiel mit gar nichts, einfach mal da sitzen, die Augen durch den Raum wandern lassen, wahrnehmen und alles sein lassen. Man kann einmal um den Block laufen oder ein paar Entspannungsübungen machen, Bewegung ist immer gut, Möglichkeiten gibt es genug.

Die Ablenkungen abzuschalten ist relativ einfach.

Sich einer Sache konzentriert zu widmen erfordert Interesse und Motivation. Wenn das mal fehlt, hilft auch Willenskraft, Entschlossenheit und Ehrgeiz. Wer motiviert und entschlossen ist, lässt sich ohnehin weniger ablenken.

Planen

Planen im Großen wie im Kleinen kann durchaus sinnvoll sein. Bei größeren Projekten kann man einzelne Schritte planen. Das macht langfristige Ziele erst erreichbar, vor allem mental.

Es ist nicht sinnvoll alles bis zu Äußersten durchzuplanen. Genau genommen gibt es sogar mehrere Gründe sich nicht lange mit Planung aufzuhalten. Entscheidend ist immer noch das Tun.

Planen ist auch eine Art Aufschieberitis, wir schieben damit das Tun oder das Anfangen vor uns her.

Projekte sind meist dynamisch, sodass sich während dessen neue Hürden und neue Richtungen aufzeigen werden. Man kann nicht planen, was man nicht kennt.

Pläne verschaffen einem die Illusion der Kontrolle.

Ich suche mir den Arbeitsbereich, in dem ich mich verbessern will. Ich suche mir konkret eine Fähigkeit oder ein Teilgebiet des Arbeitsbereiches an dem ich arbeiten will. Ich plane auch einen Zeitrahmen dafür, sei es für den Tag und/oder den langfristigen, sprich die Deadline. Mehr braucht es nicht.

Wir sprechen hier von Hobbys, Projekten und Interessengebieten. Wenn du ein Haus baust, solltest du natürlich genauer planen.

Viel wichtiger als zu planen ist es, einen Plan zu haben, eine Landkarte von seinem Fachbereich.

Wer es ernst meint, verschafft sich früher oder später einen Überblick über seinen Fachbereich und strukturiert ihn grob. Die Teilbereiche kann man unterteilen und wieder unterteilen usw. In guten Fachbüchern findet man solche Strukturen. Ein konkretes Beispiel würde hier den Rahmen des Artikels sprengen. Jeder kann das aber für sein Interessengebiet selbst bewältigen. In der Schule und noch mehr im Studium lernt man so zu arbeiten. Man kann sich das mit etwas Hirnschmalz aber durchaus auch selbst ohne Schule erarbeiten. Spezifisch werden, vom Großen zum Kleinen.

Entscheidend ist immer noch das Tun. Wer angefangen hat, lernt auf dem Weg, was zu lernen ist.

Für große Themengebiete hilft ein Plan zur Umsetzung gegen Überforderung. Wenn man mit Neuem konfrontiert ist, gibt es viel zu lernen, in allen Bereichen will man vorwärtskommen, was ist wichtig was nicht, man sieht vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Da hilft ein Plan vor allem psychisch die Aufgaben zu bewältigen.

Eine Schwierigkeit, mit der viele Menschen zu kämpfen haben, ist anzufangen. Wenn 2-3 Schritte insbesondere der Erste klar ist, fällt einem auch das Anfangen leichter.

Was man auf jeden Fall planen kann, sind die Dinge, die man am nächsten Tag erledigen will. Das macht es einfacher, du musst dann nicht mehr überlegen, sondern es einfach nur noch tun.

Deadline

Festgesetzte Zeitrahmen und auferlegte Zeitlimits. Als Meister des Verzettelns ist das für mich eine Wunderwaffe für fokussiertes Arbeiten und gegen das „nie fertig werden“.

Wenn das Chaos auch dein leiser Begleiter ist, dann hier mal einen kurzen Exkurs zum Verzetteln.

Warum verzettelt man sich:

Man will es perfekt machen. Perfektion, der eigene Anspruch und das herumbohren in noch so kleinen Details. Kostet Zeit und bringt einen keinen Schritt vorwärts. Hier hilft übrigens auch das Pareto-Prinzip. Loslassen und einmal unperfekt sein.

Multitasking, möglichst viel in möglichst wenig Zeit. Nachgewiesener Maßen funktioniert es nicht. Liegt vielleicht auch an der Zeit von heute, das wir gewohnt sind möglichst viele Eindrücke zu verarbeiten und das irgendwann zu einer Gewohnheit wird.

Man ist schnell gelangweilt. Ich weiß nicht, ob noch andere das Gefühl kennen. Wenn ich herausgefunden habe, wie etwas funktioniert, dann ist es zu tun für mich ähnlich interessant, wie die Wände weiß zu streichen. Da sucht man plötzlich bei anderen Baustellen Abwechslung.

Neue Ideen. Du arbeitest an einer Sache und bekommst plötzlich neue Ideen. Neue Ideen machen euphorisch. Statt erst einmal das alte Ziel zu verfolgen, probierst du deine neuen Einfälle aus. Neue Ideen sind gut, nur wenige tauglich, die meisten halten dich von deiner wesentlichen Arbeit ab.

Deadlines können jeden Zeitrahmen beinhalten. Größere Zeitrahmen habe ich schon genutzt, aber jetzt sind es vor allem die kurzen, die mir weiterhelfen. Du nimmst dir für eine Aufgabe oder Tätigkeit beispielsweise nur 15, 30 oder 60 min. Zeit. Das ist auch super für Dinge, die einem keinen Spaß machen, wie aufräumen usw. Niemand will stundenlang aufräumen, aber jeden Tag 15 Minuten Ordnung machen schafft jeder.

Zeitlimits gehen auch einher mit Fokus. Nimmt man sich für eine Aufgabe nur einen begrenzten Zeitraum vor, fällt es auch mit dem Fokus plötzlich leichter.

Deadlines setzen heißt kurz-, mittel- und langfristige Ziele festlegen und aufschreiben.

Tägliche Zeitlimits für um einzelne Aufgaben zu bewältigen, zu üben oder zu trainieren.

Challenges

Challenges sind noch einmal eine spezielle Art von Zeitlimits.

Um eine neue Sache auszuprobieren, versuche ich sie 30 Tage lang. Bei mir laufen zeitweise mehrere 30 Tage Challenges. Manche davon sind echte Herausforderungen wie 500 Wörter am Tag schreiben; andere sind ganz einfache Dinge, die täglich weniger Zeit erfordern.

Es geht dabei nicht nur darum die Produktivität zu steigern oder neue Dinge zu testen. Du kannst dir mit Herausforderungen auch neue Gewohnheiten aneignen.

Wenn ich aus einer Sache eine neue Gewohnheit machen will, mache ich diese Sache 100 Tage. 30 Tage sind dafür meiner Meinung nach zu kurz. Du wirst sehen, was passiert, wenn du eine Sache, die dir wichtig ist 100 Tage lang täglich machst. Zeitlich begrenzte Herausforderungen können einem neue Türen öffnen.

Das funktioniert auch auf längere Sicht, um in einem Arbeitsbereich produktiv zu bleiben. Im Bereich Fotografie habe ich mir zum Beispiel die Aufgabe gestellt 365 Tage jeden Tag ein Bild zu machen.

Erhöhe den Druck und mache es öffentlich. Ich habe mich dazu auf Instagram angemeldet. Du kannst es auch deinen Freunden erzählen. In diesem Jahr habe ich 365 vorzeigbare Bilder gemacht, mehr als in jedem anderen Jahr zuvor.

Hole dir Feedback. Eine Herausforderung öffentlich zu machen sorgt für Feedback.

Es gibt auch Projekte im Netz, die sich speziell einer Herausforderung widmen. Eine von Ihnen ist FAWM für Musiker. Jeden Februar gibt es einen Songwriting Contest. Es geht darum in 28 Tagen 14 Songs zu schreiben.

Druck ist tatsächlich gut, um die Produktivität anzuschieben. Du musst abliefern, ohne Wenn und Aber.

Ein weiterer Vorteil solcher öffentlichen Herausforderungen:

Du bist unter Gleichgesinnten, das erhöht die Motivation.

Fang’ an mit einer Technik oder einer Fähigkeit, die du verbessern willst. Nur eine. Nimm’ die, die dir gerade am wichtigsten ist.

Jeder ist anders, der eine braucht sehr viel Struktur in seinem Leben, ein anderer weniger, dafür mehr Spontanität. Zeit ist begrenzt und wer in einer Sache oder mehreren Dingen vorwärts kommen will, braucht den Überblick und etwas Struktur. Das sind alles Mittel zum Zweck, zur Selbstoptimierungsorgie muss das nicht ausarten.

Hier die Techniken aus beiden Teilen im Überblick:

Prioritäten setzen. Reduziert bedeutet das die wichtigste Sache jeden Tag als Erstes.

Notizen in den Arbeitsbereichen machen und optimieren. Telegrammstil, gegliedertes Notieren, Mind Maps (siehe Teil I)

Ordnung in den Arbeitsbereichen. Ablagefächer. Lang-, mittel- und kurzfristige Inhalte/ Ziele

Zeitmanagement. Das Wichtigste zuerst bzw. ein festes Zeitfenster täglich dafür. Der Rest nach Wichtigkeit und Zeitaufwand.

Ablenkungen vermeiden.

Planen. Den Anfang planen, den nächsten Tag planen. Einen Masterplan haben.

Zeitlimits setzen. Deadlines funktionieren mit lang-, mittel- und kurzfristigen Zeitrahmen.

Herausforderungen an sich stellen. 30 Tage. 100 Tage.

Ausgewogener Schlaf und gesundes Essen, Sport oder wenigstens Bewegung helfen ebenfalls die Produktivität zu steigern. Die besten Techniken helfen wenig, wenn man keine Power hat.

Hier geht es zum ersten Teil:

Produktivität steigern durch Prioritäten, Notizen und Zeitmanagement I

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